 |
| اتوماسیون اداری |
سیستم دبیرخانه نرم افزاریست توانا برای مدیریت امور دبیرخانه سازمان ها و شركت های مختلف با قابلیت های بسیار، امنیت بالا و كاربری آسان با مزیت بررسی كارتابل.
در این سیستم ثبت و گردش كلیه مكاتبات سازمان بصورت الكترونیكی و بی نیاز از جا به جایی فیزیكی نامه انجام می شود، تصویر اصل نامه ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الكترونیكی آرشیو می شود. سیستم دبیرخانه بدون كاغذ با برچیدن روشهای سنتی و سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت، در جهت جلوگیری از اتلاف وقت و پراكندگی اسناد و همچنین ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات موجب حركت به سوی استاندارد های نوین فن آوری جهان در این رابطه گردیده است.
در کنار تمامی قابلیت هایی که یک نرم افزار دبیرخانه باید داشته باشد از ویژگی های در خور توجه سیستم قابلیت تعریف قالب نامه ها و قابلیت خواندن اطلاعات مورد نیاز نامه از دیگر نرم افزارها یا بانکهای اطلاعاتی می باشد. |
| 
|
|
 |
قابليت ها و امكانات عمومي سيستم ( اتوماسیون اداری )
|
 ثبت كلیه مشخصات نامه های وارده و صادره اعم از: نوع نامه، طبقه بندی نامه، ارجحیت نامه، موضوع نامه، تاریخ ثبت، شماره نامه، شماره اندیكاتور، مضمون نامه، رونوشت ها و .... |
| تعریف چارت سازمان داخلی بصورت درختواره |
| تعریف و ثبت طرف مكاتبات سازمان اعم از: اشخاص، شركت ها، ادارات و ... |
| امكان ثبت نامه ها و پیوست های یك نامه اعم از: عطف، پیرو، بازگشت و ... |
| امکان پیوست انواع فایل ها به نامه از جمله ........... ، PDF، EXE و ارتباط با آن نرم افزارها |
| امكان نمایش اطلاعات نامه بر اساس صادره ، وارده و ... با تعیین تعداد نامه قابل نمایش در یك فرم |
امکان تنظیم ستون های جدول گزارش از نامه ها در صفحه اصلی به همراه چاپ و انتقال آنها به نرم افزار Wordو Excel |
| جستجوی سریع بر اساس : موضوع، سازمان بیرونی، سازمان داخلی، مضمون نامه، تاریخ ثبت، شماره اندیكاتور، تاریخ نامه، شماره دبیرخانه مركزی و یا حتی بر اساس ارجاعات آن ... . |
| اصلاح اطلاعات پایه درج شده در سیستم، مانند: انواع نامه ها (فاكس،تلگرام، دستی و...)، انواع طبقه بندی (عمومی، عادی، محرمانه و ...)، ارجحیت نامه ( عادی، فوری، آنی) انواع وضعیت (اصل، كپی، المثنی و ...)، سمت ها، دبیرخانه ها و ... |
| امكان گروه بندی طرف مكاتبات سازمان جهت دسترسی سریع تر |
| امكان دسترسی به نامه های پیرو و عطف هر نامه |
| امكان رزرو شماره نامه |
اسكن و بايگاني ( اتوماسیون اداری )
|
| قابلیت اتصال به انواع اسكنرهای تك برگی و دسته ای |
| امكان درج محل فیزیكی نامه ها، پرونده ها و زونكن های بایگانی |
| امكان ایجاد كپی متعدد از یك نامه و بایگانی آنها در زونكن های مختلف |
| انجام عملیات بایگانی نامه و طبقه بندی اسناد بر اساس دسته بندی و زونكن های مختلف |
| امكان Scan تصاویر با فرمتهای Jpg و Tiff و ذخیره آنها در بانك اطلاعاتی سیستم |
| امكان خواندن تصاویر نامه ها به صورت گروهی با اسكنر های Feeder |
امكان ویرایش در تصاویر مانند چرخش، تعیین مقیاس تصویر، برزگنمایی، كوچك نمایی، پاراف و همچنین چاپ آن نامه در سایزهای مختلف |
| فشرده سازی حجم تصاویر نامه ها و جداسازی فایلهای تصویری سالهای گذشته جهت افزایش سرعت سیستم |
| |
| 
|
word ( اتوماسیون اداری )
|
| تایپ نامه توسط ویرایشگر2007 و MS Word 2003 |
| امكان تعریف و ذخیره الگو و قالب های متنوع برای متن نامه ها در نرم افزار Word |
| ذخیره قالب و متن فایلهای Word در بانكهای اطلاعاتی سیستم جهت جلوگیری از آشفتگی و پراكندگی فایل متنی نامه ها |
| امکان گروه بندی قالب نامه ها برای دسترسی سریع و اعطای مجوز روی گروه قالب ها به کاربران |
| قابلیت گزارشگیری و جستجوی كامل در متن فایل های Word (مفهومی) |
| امكان ارتباط با بانك های اطلاعاتی دیگر و درج اطلاعات در متن نامه |
| امكان تعریف الگو و قالب های مختلف جهت تنظیم شماره اندیكاتور برای هر دبیرخانه |
| امكان تهیه گزارشات متنوع به صورت كلی، نموداری، آماری، جدولی |
| امكان صدور كلیه گزارش های پویا و آماری به نرم افزارهای Word و Excel |
| گزارش از دفتر اندیكاتور |
| گزارش از مكاتبات وارده ، صادره، داخلی و ... |
| امكان گزارش گیری پویا بر اساس محدوده تاریخ ثبت، فرستنده، گیرنده، رونوشت، شماره نامه، موضوع نامه، تعداد نامه های ثبت شده توسط هر کاربر و . . . . |
| |
 |
امكانات كارتابل ( اتوماسیون اداری )
|
| امكان تعریف كارتابل برای مدیران، كارشناسان و كارمندان |
| توزیع سریع نامه های وارده بین گیرندگان داخلی سازمان (ارجاع سریع) |
| ارجاع نامه توسط یك پرسنل برای پرسنل یا واحدهای دیگر با رعایت سطح دسترسی |
| امكان ارجاع همزمان یك نامه وارده به چندین واحد یا شخص |
| امکان ارجاع گروهی نامه ها به یک شخص |
| امكان تعریف كارتابل برای هر واحد |
| |
 |
مديريت سيستم ( اتوماسیون اداری )
• تعريف يك يا چند دبيرخانه متمركز و غيرمتمركز
• تعريف پيش کد براي دبيرخانه جهت شماره گذاري نامه هاي صادره هر دبيرخانه
• امكان استفاده كاربران متعدد بطور همزمان از سيستم
• امكان تعريف كاربران و تعيين سطح دسترسي دقيق هر يك از آنها
• امكان تغيير تنظيمات پيش فرض سيستم براي سهولت كار
• امكان پيگيري تغييرات اعمال شده روي اطلاعات ثبت شده، مشخصات ثبت كننده، تاريخ و زمان ثبت . (Log)
• امكان تبديل متن پيغامهاي سيستم از انگليسي به فارسي توسط مدير سيستم جهت جلوگيري از خطاهاي كاربر
• تهيه نسخه پشتيبان (Backup) به صورت دوره اي و اتوماتيك
• قابل اجرا در كليه سيستم عامل هاي ويندوز (Vista, Xp,2000,Me)
• تحت شبكه LAN و Windows2003 Server و پايگاه داده اي SQL Server2000 , 2005
• امکان ارتباط دو دبيرخانه و ارسال نامه از يک دبيرخانه به دبيرخانه ديگر حتي در فواصل زياد
• امكان تغيير رنگ پنجره هاي پر كاربرد جهت كاهش خستگي كاربر
• . . .
ليست امکانات کارتابل ( اتوماسیون اداری )
• نمايش تمامي ارجاعات و رونوشت هاي در صفحه اصلي با امکان تفکيک آنها
• نمايش امکانات جستجو در کنار ليست نامه ها بر جستجوي سريع
• امکان تشخيص نامه هاي مشاهده شده و عکس آن
• امکان رويت مشخصات نامه با جابجايي روي ليست نامه بدون باز نمودن نامه
• وجود نوار ابزار کامل و کليدهاي ميانبر براي دسترسي سريع به ابزار
• وجود ساختار درختي کارتابل براي هر دبيرخانه با امکان تفکيک نامه به صورت کارتابل، ارجاع شده، نامه داخلي ،
رونوشت و همچنين نمايش تعداد نامه هاي موجود در هر پوشه
• امکان تفکيک و پيگيري نامه هاي ارجاع شده بصورت نامه هاي که افراد بعدي روي آنها اقدامي نموده اند يا خير
• امکان مشاهده پاراف متني و تصويري آخرين شخص ارجاع دهنده نامه به شما
• امکان نمايش کليه سوابق ارجاع يک نامه از ابتدا تا انتها همراه با پاراف هاي متني و تصويري روي آن نامه
• ارجاع نامه با پاراف متني و با استفاده از قلم نوري
• انتخاب شخص ارجاع شونده بصورت هاي مختلف از قبيل کدهاي ثابتي که به اشخاص در چارت سازماني داده شده
(جهت توزيع سريع نامه)، انتخاب از ليست پايين افتادني و و همچنين انتخاب از ساختار درختي چارت سازماني وجود دارد .
• ثبت اتوماتيک تاريخ ارجاع و بايگاني پس از ارجاع
• امکان درج مهلت ارجاع نامه و همچنين انتخاب گزينه بايگاني نامه پس از ارجاع
• امکان مشاهده تصوير نامه هم از طريق آيکون تصوير در فرم اصلي برنامه و هم از طريق صفحه مشخصات نامه
• امکان پاراف متني و تصويري با استفاده از قلم نوري بروي تصوير اسکن شده نامه ها
• امکان ارسال رونوشت از يک نامه به ديگر اشخاص در سازمان
• امکان پاسخگويي سريع نامه ها ي وارده با استفاده از گزينه جواب نامه ها
• امکان ارجاع، بايگاني و جواب نامه در صفحه نمايش اسکن تصويري نامه ها
• امکان مشاهده متن تايپي (Word) که به نامه ها پيوست شده باشد .
• امکان مشاعده ليست نامه به تفکيک شخص ارجاع دهنده از طريق انتخاب شخص از چارت سازماني در کنار ليست نامه ها
• امکان تفکيک نامه هاي ارجاعي بصورت ( امروز، ديروز، هفته گذشته، ماه اخير و ماههاي سال )
• امکان ايجاد بايگاني و زونکن هاي شخصي براي نامه بصورت درختواره
• امکان درج توضيحات و ويرايش روي پوشه هاي بايگاني، زونکن ها و نامه ها
• امکان جستجوي کدي و عبارتي از چارت بايگاني و چارت سازماني
• ثبت پيش نويس نامه (پيش نويس صادره) با درج فيلدهاي گيرنده، فرستنده، مضمون، تاريخ و ... و همچنين الصاق فايل Word نامه
• ارجاع پيش نويس نامه براي اشخاص ديگر و يا دبيرخانه براي درخواست شماره ي دبيرخانه و ارسال آن به بيرون
از سازمان
• امکان ثبت نامه هاي داخلي سازمان با درج مضمون نامه و الصاق فايل تصويري يا متني (Word) و ارجاع آن
به کاربران کارتابل 
|
