سیستم دبیرخانه واتوماسیون گردش اداری میتیدا

سیستم اتوماسیون گردش اداری میتیدا(نهیب)به صورتPaper Less بوده و تمامی تبادلات نامه از مرحله ورود تا بایگانی به صورت الکترونیکی انجام می گیرد. این سیستم با تکیه بر دانش بومی بر بستر (Platform) قدرتمند و برنامه نویسی .NETFramework2  و بانک اطلاعاتی SQLServer 2005  تهیه و تنظیم گردیده است.  این سیستم WebBase  بوده و کلیه امکانات آن از طریق شبکه جهانی Web  در اختیار کاربران است .در این سیستم ثبت و گردش کلیه مکاتبات سازمان بصورت الکترونیکی و بی نیاز از جا به جاپی فیزیکی نامه انجام می شود.  تصویر اصل نامه ها و یا هر گونه سند دیگری در این سیستم به روش الکترونیکی آرشیو می شود.دبیرخانه بدون کاغذ نهیب با برچیدن روشهای سنتی و سرعت بخشیدن به امور اداری باعث افزایش ضریب اطمینان و دقت، در جهت جلو گیری از اتلاف وقت و پراکندگی اسناد و همچنین با ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات موجب حرکت به جلوی استاندارد های نوین فن آوری جهان در إین رابطه گردیده است.

‏ امکانات عمومی و پیشرفته سیستم اتوماسیون اداری میتیدا

 قابلیتهای عمومی سیستم:

ثبت نامه در انواع وارده٬ صادره٬ داخلی (ا نواع یاد شده مبنا و سیستم قابلیت تعرف انواع جدید را بر اساس ‏استانداردهای موجود دارا میباشد ).

ثبت پیوست های یک نامه اعم از: عطف، پیرو، بازگشت و امکان ذخیره فایل های پیوست یک نامه

امکان ویرایش تصویر در زمان ثبت تصویر نامه

گردش الکترونیکی نامه از مرحله ورود به کارتابل تا مرحله بایگانی

قابلیت استفاده از قلم نوری و یا ماوس برای نگارش دقت نوشته در لحظه ارجاع و اقدام.

قابلیت تعریف انتصابات سازمانی (جایگزینی هر شخص در یک و یا چند نقطه از چارت سازمانی)

امکان تعرف پرونده های کاری برای دسته بدی بهتر نامه های کارتا بل و دبیرخانه

قابلیت ارجاع پرونده های کاری به شخص دیگر ( مثلا در زمان مرخصی)  

قابلیت تعریف چارت سازمانی درونی و برون سازمانی بصورت درختواره

تعریف و ثبت طرف مکاتبات سازمان اعم از: اشخاص، شرکت ها، ادارات و ..    

امکان تعریف سطوح دسترسی بر اساس سرویس های دسترسی (تعیین سطح دسترسی کاربر حتی به ریزترین نقطه از هر Panel )  

قابلیت رویداد نگاری سیستم ( آنا لیز جز به جز کلیه اعمال انجام شده در سیستم)        

محیط بسیار زیبا با قابلیت انعطاف پذیری جهت تغییر(شکل وشمای کلی وهمچنین رنگ و اندازه فونت محیط کار)

سهولت فراوان کاربری(Deep User Friendly)

امکان تعریف وضعیت کار بران (میزان مشغله کاری) در هر لحظه از زمان و پاسخدهی مناسب سیستم در زمینه رابطه با دیگران و امکان تعریف وضعیت خاص توسط کاربر    

نمایش وضعیت کاربر به دیگر کاربران بصورت Text و تصویر

جستجوی سریع و قوی نامه

رزروشماره نامه

قابلیت بایگانی نامه و بازگرداندن

امکان پیوست انواع فایل ها به نامه از جمله ... PDF٬ EXEو ارتباط  با آن نرم افزارها

امکان نماش اطلاعات نامه بر اساس صادره ، وارده و ...با تعیین تعداد نامه قابل نمایش در یک فرم

قابلیت بایگانی نامه و بازگرداندن

امکان پیوست انواع فایل ها به نامه از جمله ... PDF٬ EXEو ارتباط  با آن نرم افزارها

امکان نماش اطلاعات نامه بر اساس صادره ، وارده و ...با تعیین تعداد نامه قابل نمایش در یک فرم

امکان تنظیم ستون های جدول گزارش از نامه ها درصفحه اصلی به همراه چاپ و انتقال آنها به نرم افزار Word و Excel

جستجوی سریع بر اساس :موضوع ٬ سازمان بیرونی٬ سازمان داخلی٬ مضمون نامه٬ تاریخ ثبت٬ شماره اندیکاتور تاریخ نامه٬ شماره دبیرخانه مرکزی٬ مهلت اقدام و یا حتی بر اساس ارجاعات آن...

امکان گروه بندی طرف مکاتبات سازمان جهت دسترسی سریع تر

امکان دسترسی به نامه های پیرو و عطف هر نامه

اصلاح اطلاعات پایه درج شده در سیستم ٬ مانند:انواع نامه ها (فاکس،تلگرام،دستی و....)انواع طبقه بندی (عمومی

عادی، محرمانه و ...)، ارجعیت نامه ( عادی، فوری ،آنی)انواع وضعیت (اصل،کپی،المثنی و....) سمت ها،دبیرخانه ها و.....

امکان رزرو شماره نامه ها

      امکانات پیشرفته سیستم:                                                       

مجهز بودن سیستم به فناوری  SocKet Programmingبرای بازیابی اتوماتیک نامه های در کارتابل٬ نامه های دبیرخانه٬ پیام نگاری وChat در سیستم

وجود سیستم تقویم کاری (Business Calendar)برای یاد آوری ها قرارهای مهم و جلسات کاری

مجهز بودن سیستم به سیستم اذان گو و یاد آور اوقات شرعی

وجود سیستم SMS Server  برای یاد آوری جلسات مهم کاری بصورت SMS  بر روی موبایل

امکان کارتا بل مو بایل ( پیگیری نامه ها و ارجاع نامه توسط مو بایل و صفحات WAP  )

امکان شخصی سازی ستون های قابل نمایش در لیست ها

امکن Default  سازی قسمتهای مختلف هر فرم برای تسریع در روال انجام کار

امکان تعریف لیست های توزیع برای دسترسی سریع تر

امکان تعریف سیکل گردش کار برای ارجاع اتو ماتیک نامه

قابلیت تعریف میز کار و منو ( نظیر چینش آ یکونها، جا بجایی، حرکت و تغییر اندازه آ یکون ها)

امکان تعریفToolbar  و تعریف منوها در آن. جا بجایی منوها، تعریف آ یکون، جا بجایی آ یکون ها درToolbar و تغییر وضعیت و ویرایش Toolbar

سیستم Chatting  با امکان ارسال فایل

امکان ذخیره سازی نامه و یا پیام در هر لحظه بصورت پیش نویس (Draft)

امکانات گرافیکی-کاربری نظیر اسلایدر تصاویر با قابلیت شخصی سازی، یادداشت نگار و

اسكن و بايگاني اتوماسیون اداری

قابليت اتصال به انواع اسكنرهاي تك برگي و دسته اي

امكان درج محل فيزيكي نامه ها، پرونده ها و زونكن هاي بايگاني

امكان ايجاد كپي متعدد از يك نامه و بايگاني آنها در زونكن هاي مختلف

انجام عمليات بايگاني نامه و طبقه بندي اسناد بر اساس دسته بندي و زونكن هاي مختلف

امكان Scan تصاوير با فرمتهاي Jpg و Tiff و ذخيره آنها در بانك اطلاعاتي سيستم

امكان خواندن تصاوير نامه ها به صورت گروهي با اسكنر هاي Feeder

امكان ويرايش در تصاوير  مانند چرخش، تعيين مقياس تصوير، برزگنمايي، كوچك نمايي، پاراف و همچنين چاپ آن نامه در سايزهاي مختلف

فشرده سازي حجم تصاوير نامه ها و جداسازي فايلهاي تصويري سالهاي گذشته جهت افزايش سرعت سيستم

. . .

Word

 تايپ نامه توسط ويرايشگر2007 و MS Word 2003

امكان تعريف و ذخيره الگو و قالب هاي متنوع براي متن نامه ها در نرم افزار Word

ذخيره قالب و متن فايلهاي Word در بانكهاي اطلاعاتي سيستم جهت جلوگيري از آشفتگي و پراكندگي فايل متني نامه ها

امکان گروه بندي قالب نامه ها براي دسترسي سريع و اعطاي مجوز روي گروه قالب ها به کاربران

قابليت گزارشگيري و جستجوي كامل در متن فايل هاي Word   (مفهومي)

امكان ارتباط با بانك هاي اطلاعاتي ديگر و درج اطلاعات در متن نامه

امكان تعريف الگو و قالب هاي مختلف جهت تنظيم شماره انديكاتور براي هر دبيرخانه

امكان تهيه گزارشات متنوع به صورت كلي، نموداري، آماري، جدولي

امكان صدور كليه گزارش هاي پويا و آماري به نرم افزارهاي Word و Excel

گزارش از دفتر انديكاتور

گزارش از مكاتبات وارده ، صادره، داخلي و ...

امكان گزارش گيري پويا بر اساس محدوده تاريخ ثبت، فرستنده، گيرنده، رونوشت، شماره نامه، موضوع نامه، تعداد نامه هاي ثبت شده توسط هر کاربر و . . . .

 مديريت سيستم اتوماسیون اداری

تعريف يك يا چند دبيرخانه متمركز و غيرمتمركز

تعريف پيش کد  براي دبيرخانه جهت شماره گذاري نامه هاي صادره هر دبيرخانه

امكان استفاده كاربران متعدد بطور همزمان از سيستم

امكان تعريف كاربران و تعيين سطح دسترسي دقيق هر يك از آنها

امكان تغيير تنظيمات پيش فرض سيستم براي سهولت كار

امكان پيگيري تغييرات اعمال شده روي اطلاعات ثبت شده، مشخصات ثبت كننده، تاريخ و زمان ثبت. (Log)

امكان تبديل متن پيغامهاي سيستم از انگليسي به فارسي توسط مدير سيستم جهت جلوگيري از خطاهاي كاربر

تهيه نسخه پشتيبان(Backup) به صورت دوره اي و اتوماتيك

قابل اجرا در كليه سيستم عامل هاي ويندوز (Vista, Xp,2000,Me)

تحت شبكه LAN و Windows2003 Server    و پايگاه داده اي SQL Server2000 , 2005

امکان ارتباط دو دبيرخانه و ارسال نامه از يک دبيرخانه به دبيرخانه ديگر حتي در فواصل زياد

امكان تغيير رنگ پنجره هاي پر كاربرد جهت كاهش خستگي كاربر

. . .

ليست امکانات کارتابل اتوماسیون اداری
 

نمايش تمامي ارجاعات و رونوشت هاي  در صفحه اصلي با امکان تفکيک آنها

نمايش امکانات جستجو در کنار ليست نامه ها بر جستجوي سريع

امکان تشخيص نامه هاي مشاهده شده و عکس آن

امکان رويت مشخصات نامه با جابجايي روي ليست نامه بدون باز نمودن نامه

وجود نوار ابزار کامل و کليدهاي ميانبر براي دسترسي سريع به ابزار

وجود ساختار درختي کارتابل براي هر دبيرخانه  با امکان تفکيک نامه به صورت  کارتابل، ارجاع شده، نامه داخلي ،

رونوشت و همچنين نمايش تعداد نامه هاي موجود در هر پوشه

امکان  تفکيک و پيگيري نامه هاي ارجاع شده بصورت نامه هاي که افراد بعدي روي آنها اقدامي نموده اند يا خير

امکان مشاهده پاراف متني و تصويري آخرين شخص ارجاع دهنده نامه به شما

امکان نمايش کليه سوابق ارجاع يک نامه از ابتدا تا انتها همراه با پاراف هاي متني و تصويري روي آن نامه

ارجاع نامه با پاراف متني و با استفاده از قلم نوري

انتخاب شخص ارجاع شونده بصورت هاي مختلف از قبيل کدهاي ثابتي که به اشخاص در چارت سازماني داده شده

(جهت توزيع سريع نامه)، انتخاب از ليست پايين افتادني و و همچنين انتخاب از ساختار درختي چارت سازماني وجود دارد.

ثبت اتوماتيک تاريخ ارجاع و بايگاني پس از ارجاع

امکان درج مهلت ارجاع نامه و همچنين انتخاب گزينه بايگاني نامه پس از ارجاع

امکان مشاهده تصوير نامه هم از طريق آيکون تصوير در فرم اصلي برنامه و هم از طريق صفحه مشخصات نامه

امکان پاراف متني و تصويري با استفاده از قلم نوري بروي تصوير اسکن شده نامه ها

امکان ارسال رونوشت از يک نامه به ديگر اشخاص در سازمان

امکان پاسخگويي سريع نامه ها ي وارده با استفاده از گزينه جواب نامه ها

امکان ارجاع، بايگاني و جواب نامه در صفحه نمايش اسکن تصويري نامه ها

امکان مشاهده متن تايپي (Word) که به نامه ها پيوست شده باشد.

امکان مشاعده  ليست نامه به تفکيک شخص ارجاع دهنده از طريق انتخاب شخص از چارت سازماني در کنار ليست نامه ها

امکان تفکيک نامه هاي ارجاعي بصورت ( امروز، ديروز، هفته گذشته، ماه اخير و ماههاي سال)

امکان ايجاد بايگاني و زونکن هاي شخصي براي نامه بصورت درختواره

امکان درج توضيحات و ويرايش روي پوشه هاي بايگاني، زونکن ها و نامه ها

امکان جستجوي کدي و عبارتي از چارت بايگاني و چارت سازماني

ثبت پيش نويس نامه (پيش نويس صادره) با درج فيلدهاي گيرنده، فرستنده، مضمون، تاريخ و ... و همچنين الصاق فايل Word نامه

ارجاع پيش نويس نامه براي اشخاص ديگر و يا دبيرخانه براي درخواست شماره ي دبيرخانه و ارسال آن به بيرون از سازمان

امکان ثبت نامه هاي داخلي سازمان با درج مضمون نامه و الصاق فايل تصويري يا متني (Word) و ارجاع آن به کاربران کارتابل

قابليت تنظيم ظاهر سيستم بدلخواه کاربر

امکان انتخاب ستونهاي ليست نامه در فرم اصلي برنامه

امکان تعريف کليدهاي ميانبر براي درج کلمات تکراري در پاراف و قسمتهاي ديگر برنامه و يا انتخاب ليستي ازکلمات تکراري

امکان مشاهده پيوستهاي نامه از قبيل Pdf و . . .

امکان تغيير سال در ليست نامه

تغيير رمز کاربري و مواظبت از آن

ذخيره ياداشت هاي شخصي با امکان درج تاريخ ايجاد و تفکيک ياداشتها بر اساس تاريخ (امروز، ديروز، هفته گذشته و ...)